Les Classifications Documentaire

Introduction

Les Classifications Documentaires : Organiser et Accéder aux Documents de la Fédération Communauté Bohème

Au sein de la Fédération Communauté Bohème, la gestion et l'organisation des documents administratifs revêtent une importance cruciale pour assurer un fonctionnement efficace et transparent. C'est pourquoi une page dédiée aux Classifications Documentaires a été mise en place, offrant un moyen structuré et pratique d'accéder aux différentes catégories de documents.

La page des Classifications Documentaires de la Fédération se divise en trois classifications principales, chacune correspondant à un type spécifique de documents :

• Classification PRIM (Documents Administratifs Primaire) : Cette classification regroupe les documents primaires de la Fédération. Il s'agit des documents fondamentaux qui définissent le cadre et le fonctionnement de la communauté Bohème. On y retrouve notamment les statuts, les règlements internes, les procès-verbaux des réunions, les conventions collectives, et bien d'autres documents essentiels à la vie de l'organisation.
• Classification ADM (Documents Financiers et Administratifs) : La classification ADM regroupe les documents liés aux aspects financiers et administratifs de la Fédération. On y retrouve les factures, les contrats, les bilans comptables, les budgets, les rapports financiers, ainsi que toute autre documentation relative à la gestion financière et administrative de la communauté Bohème.
• Classification COM (Documents de Communication) : La classification COM est dédiée à la communication interne et externe de la Fédération. Elle regroupe les bulletins d'information, les communiqués de presse, les brochures, les supports de communication, les documents de promotion, les publications et tout autre document visant à informer et à communiquer avec les membres de la communauté Bohème et le grand public.

Cette organisation en classifications permet aux membres de la Fédération Communauté Bohème d'accéder rapidement et facilement aux documents pertinents selon leurs besoins spécifiques. Que ce soit pour consulter les statuts et règlements, effectuer des recherches financières, ou se tenir informé des dernières communications, cette page offre une structure claire et un accès facilité à l'ensemble des documents nécessaires.

Il est important de souligner que cette classification est continuellement mise à jour et enrichie afin de garantir la pertinence et l'accessibilité des documents. Les membres de la Fédération peuvent ainsi compter sur une base solide pour retrouver et consulter les informations nécessaires à leurs activités artistiques et administratives.

En conclusion, la page des Classifications Documentaires de la Fédération Communauté Bohème constitue un outil précieux pour l'organisation, la consultation et l'accès aux différents types de documents nécessaires au bon fonctionnement de la communauté artistique. Elle reflète l'engagement de la Fédération à promouvoir la transparence, la rigueur administrative et la diffusion efficace de l'information au sein de la communauté Bohème.

Classification PRIM

Voici une liste de documents généralement classés en PRIM (Documents Administratifs Primaire)

• Les Statuts de la Fédération Communauté Bohème et de toutes les structures affiliées
• Règlements internes et règlements spécifiques
• Procès-verbaux des réunions (Assemblée générale, Conseil d'administration, etc.)
• Conventions collectives et accords de partenariat
• Politiques et chartes
• Contrats de travail et contrats de prestation de services
• Lettres de nomination et d'affectation de mandataires
• Délibérations et décisions officielles prises par les instances de la Fédération et de ses membres
• Demandes de subventions et d'aides financières
• Procédures et formulaires administratifs
• Archives des membres fondateurs et historiques des structures
• Documents de reconnaissance et d'enregistrement légal des structures

Veuillez noter que cette liste est indicative et peut varier en fonction des besoins spécifiques de la Fédération Communauté Bohème. Il est essentiel de tenir compte des exigences légales et administratives propres à votre organisation, ainsi que des recommandations de votre conseil d'administration ou de votre service juridique, pour déterminer les documents à classer en PRIM de manière précise et complète.

Classification ADM

Voici une liste de documents généralement classés dans la classification ADM (Documents Financiers et Administratifs)

• Factures : factures émises et reçues, justificatifs de paiement.
• Contrats : contrats de prestation de services, contrats de location, contrats de partenariat, contrats d'emploi.
• Bilans comptables : états financiers annuels présentant la situation financière.
• Comptes de résultats : états financiers présentant les revenus et les dépenses de la Fédération sur une période donnée.
• Budgets : prévisions financières pour une période déterminée.
• Rapports financiers : rapports détaillant les performances financières.
• Relevés bancaires : relevés des transactions et mouvements sur les comptes bancaires.
• Déclarations fiscales : déclarations d'impôts, déclarations de TVA, déclarations de taxes.
• Procédures et politiques financières : documents décrivant les procédures et politiques en matière de gestion financière
• Documents juridiques : statuts, règlements internes, conventions collectives, contrats de travail.
• Rapports d'activité : rapports annuels présentant les activités réalisées.
• Demandes de subventions : dossiers de demande de subventions auprès des collectivités et établissements publics.
• Documents de suivi des dépenses : registres, tableaux de suivi des dépenses pour assurer une gestion financière rigoureuse.
• Correspondances administratives : lettres, courriels et autres échanges administratifs.
• Politiques d'achat et de gestion des fournisseurs : documents définissant les politiques d'achat et de gestion des fournisseurs.

Cette liste est indicative et peut varier en fonction des besoins spécifiques de la Fédération Communauté Bohème. Il est essentiel de noter que chaque structure au sein de la communauté peut avoir ses propres documents spécifiques à classer dans la classification ADM, en fonction de sa taille, de ses activités et de ses obligations légales.

Classification COM

Voici une liste de documents pouvant être classés dans la classification COM (Documents de Communication) au sein de la Fédération Communauté Bohème :

• Bulletins d'information : Newsletters régulières informant les membres des dernières actualités, événements et projets de la communauté Bohème.
• Communiqués de presse : Documents destinés aux médias pour diffuser des informations importantes sur les activités, les collaborations ou les réalisations
• Brochures et dépliants : Supports imprimés présentant de manière concise et attrayante les services, les initiatives ou les événements.
• Supports de communication : Affiches, flyers, bannières, vidéos promotionnelles et autres supports visuels créés pour promouvoir les événements et les projets
• Rapports d'activité : Documents présentant un compte rendu détaillé des réalisations, des performances et des objectifs atteints par la Fédération au cours d'une période spécifique.
• Publications artistiques : Revues, livres, catalogues d'exposition et autres documents mettant en valeur les œuvres, les créations et les contributions artistiques des membres de la communauté Bohème.
• Documents de partenariat : Contrats de partenariat, accords de collaboration et autres documents officiels liés aux partenariats établis avec des organisations, des institutions culturelles ou d'autres entités.
• Dossiers de presse : Documents détaillant les informations clés sur un événement, un projet ou une initiative spécifique de la Fédération, destinés à être partagés avec les médias et les journalistes.
• Guides et manuels : Documents fournissant des instructions, des conseils ou des directives aux membres sur divers sujets, tels que les procédures administratives, les bonnes pratiques artistiques ou les ressources disponibles.
• Rapports de visibilité : Documents évaluant l'impact et la portée des activités de communication et de marketing de la Fédération, fournissant des analyses quantitatives et qualitatives des résultats obtenus.
• Contenu web et réseaux sociaux : Articles de blog, publications sur les réseaux sociaux, vidéos en ligne et tout autre contenu numérique créé pour promouvoir la Fédération, et ses activités ainsi que celles de toutes les structures affiliées.

Cette liste n'est pas exhaustive, mais elle donne une idée générale des types de documents pouvant être classés dans la classification COM. L'objectif principal de ces documents est de faciliter la communication, de promouvoir les activités artistiques et de renforcer la visibilité de la Fédération Communauté Bohème.

→ Retour au Menu Matrice Administrative Fonctionnelle

→ Retour au Menu Général