Définitions et fonctionnements des registres officiels Généraux (ROG)

Les registres officiels généraux sont des supports physiques, tels que des cahiers ou des classeurs, qui sont tenus à jour manuellement par les personnes mandatées par leur instance de direction. Ces personnes détiennent souvent le pouvoir de décision suprême au sein de l'organisation.

Ces registres revêtent un caractère obligatoire et sont destinés à enregistrer toutes les informations relatives aux modifications ou créations de documents primaires. Chaque modification est consignée avec une date et des commentaires appropriés. De plus, ils permettent de recenser les déclarations datées des événements organisés tant en interne qu'en externe.

Par ailleurs, ces registres incluent également des informations relatives à la sécurité des locaux. Ils mentionnent notamment le nom et les coordonnées des personnes habilitées à assurer la gestion des situations d'urgence ainsi que la formation des premiers secours au sein de votre structure.

En résumé, les registres officiels généraux sont des outils essentiels qui centralisent les informations importantes et permettent de garantir la traçabilité des actions et des événements au sein de l'organisation. Ils contribuent à assurer la sécurité, la transparence et la conformité des activités de la structure.

Voici une liste des informations principales à mentionner au sein des registres officiels généraux :

• Les modifications ou créations de documents primaires : Il convient d'indiquer la date de chaque modification ou création, ainsi que les détails pertinents et les commentaires explicatifs.
• Les événements organisés : Les registres doivent enregistrer les déclarations datées de tous les événements, qu'ils se déroulent en interne ou en externe. Cela inclut les informations telles que la date, le lieu, le type d'événement et toute autre information importante liée à l'événement.
• Les informations de sécurité des locaux : Il est essentiel de mentionner les mesures de sécurité mises en place dans les locaux, telles que les plans d'évacuation, les systèmes de sécurité, les contrôles d'accès, etc. De plus, il est important de consigner le nom et les coordonnées des personnes responsables de la gestion des situations d'urgence et de la formation des premiers secours.
• Les décisions prises par les instances de direction : Les registres doivent refléter les décisions prises par les personnes mandatées, y compris les décisions stratégiques, les orientations générales, les résolutions adoptées, etc. Ces informations permettent de suivre l'évolution de la structure et de garantir la prise en compte des décisions prises.
• Les informations sur les membres et les parties prenantes : Il est utile d'inclure les informations de contact des membres, des partenaires et d'autres parties prenantes importantes. Cela facilite la communication et la collaboration au sein de la structure.
• Les obligations légales et réglementaires : Les registres doivent également contenir les informations relatives aux obligations légales et réglementaires auxquelles la structure est soumise. Cela peut inclure les déclarations fiscales, les enregistrements auprès des autorités compétentes, les licences, les certifications, etc.
• Les informations financières : Il est recommandé de consigner les transactions financières importantes, telles que les factures, les contrats, les paiements effectués, les subventions reçues, etc. Cela permet de suivre et de vérifier les mouvements financiers de la structure.
• Les formations et les compétences : Il peut être pertinent de noter les formations suivies par les membres de la structure, ainsi que les compétences spécifiques acquises. Cela permet de maintenir un suivi des compétences disponibles au sein de l'organisation.

Il est important de souligner que cette liste n'est pas exhaustive et que les informations à enregistrer peuvent varier en fonction des spécificités de chaque structure et des exigences légales et réglementaires applicables. Il est conseillé de se référer aux directives internes et aux lois en vigueur pour déterminer les informations spécifiques à inclure dans les registres officiels généraux.

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